Hallituksen jäsenet eivät yleensä tee hallitustyötä kokoaikaisesti, joten toiminnan tehokkuus on ensiarvoisen tärkeää. Työkaluja luodessani pohjaan usein omakohtaisiin kokemuksiini. Tässäpä muutamia niistä.
Hallituksen ja isännöitsijän tiedonsiirto tapahtuu usein sähköpostin välityksellä. Sähköposti on hyvä ja universaali työkalu tätä nykyään, mutta sen käytössä on tiettyjä pulmia. Sähköpostin vastaanottajien lista täytyy syöttää jokaiseen sähköpostiin erikseen ja tästä saattaa seurata vahinkoja. Välillä joku jäsen saattaa tippua vastaanottajien listalta ja näin ollen olla pimennossa keskustelusta tai päätöksenteosta. Vastaavasti on olemassa vaara väärien vastaanottajien lisäämisestä keskusteluun. Kaimoja kun tuntuu löytyvän ja sähköpostin automaattisyöttö on vähän turhan nopea.
Sähköpostit ovat viestintävälineenä hyvin hajanainen ja punainen lanka on välillä hankala pitää näköpiirissä, varsinkin jälkikäteen asioita muistellessa. Puhumattakaan siitä, että henkilöiden välisistä sähköposteista ei jää mitään jälkeä seuraavalle hallitukselle ja sen mahdollisille uusille jäsenille. Eikö taloyhtiön hallituksen jo tekemän työn tulisi olla helposti näkyvissä ja jatkettavissa?
Myös hallituksen kokousaikojen päättäminen on usein yllättävän kitkaista. Kuten missä tahansa muussakin, on vaikea saada sopiva rako kaikkien osanottajien kalentereista. Sitäkin työläämpää on kokousajankohdasta neuvottelu. Usein tämä sisältää edestakaisia sähköposteja tai jopa isännöitsijän soittelua osallisille. Eikö tätä voisi automatisoida ja keskittyä olennaiseen?
Mitäs sitten tehdään jos ajankohdan päättämisen jälkeen yhdelle osanottajalle tuleekin jotain yllättävää? Täytyy jäädä ylitöihin niin, ettei ehdi matkustaa kokoukseen? Työmatka Ouluun? Pöpö jota ei viitsisi tartuttaa muihin? Eikö kokoukseen voisi osallistua etänä?
Kokouksien aineisto saapuu yleensä osanottajille hajanaisilla sähköposteilla. “Tässä on esityslista ja viime kokouksen pöytäkirja” “Tässä on kulutusraportit” “Tässä on esityslista versio 2”. Eikö aineisto voisi olla saatavilla ja ajantasalla yhdessä paikassa? Entä etukäinen kommentointi, joka saattaisi lyhentää itse kokouksen pituutta?
Sami Pussinen 24.2.2020
Sami Pussinen on yrittäjä ja Viilun toimitusjohtaja. Hän perusti Viilun rakentaakseen palvelun, joka ratkoisi taloyhtiömaailmassa havaittuja toistuvia ongelmia ja helpottaisi näin taloyhtiöiden arkea. Viilun missio on digitalisoida taloyhtiöiden päätöksenteko ja viestintä
