Kuinka siirtyä hallitusti vanhahtavista taloyhtiöprosesseista moderneihin ratkaisuihin?
Sanoisin, että oikea ratkaisu on vähän kerrallaan. On vaikeaa laittaa kaikkea uusiksi samalla kertaa. On tärkeää, että taloyhtiön asukkaat voivat ottaa uusia työkaluja käyttöön omien tarpeidensa mukaan ja sopivalla vauhdilla.
Uudet ratkaisut eivät aina myöskään välttämättä korvaa olemassa olevia tapoja täysin. On hyvä pystyä yhdistämään erilaisia työkaluja ja prosesseja taloyhtiön tahtotilan mukaan.
Viilu on suunniteltu nämä asiat mielessä pitäen. Palvelun käyttöönoton kynnys on madallettu mahdollisimman alas niin, että eri asioiden kokeilu on helppoa ja maksutonta. Palvelun voi ottaa käyttöön itse milloin tahansa tai kysyä meiltä apua kokeiluun.
Palvelun monet ominaisuudet ovat ilmaisia koska haluamme tehdä taloyhtiöiden digitalisoitumisesta mahdollisimman helppoa.
Viilu pyrkii yhdistämään taloyhtiöiden viestinnän yhteen paikkaan niin, että se ei kuitenkaan uhkaa tavanomaisempaa viestintää tai tee siitä vaikeampaa. Tarkoitus on luoda lisäarvoa niin, että taloyhtiöt voivat liikkua pikkuhiljaa digitaalisempaan suuntaan. Tässä muutamia esimerkkejä:
Ilmoitustaulu
Palvelun ilmoitustaulu on fyysisen ilmoitustaulun digitaalinen versio. Sekä hallitus että isännöitsijä voivat lähettää taululle ilmoituksia ja asukaskyselyitä. Asukkaat ja osakkaat vastaanottavat ilmoitukset haluamallaan tavalla; Sovelluksen notifikaationa, sähköpostina tai paperisena. Uusia ilmoituksia on helppo lähettää ja sen voi tehdä valitsemallaan laitteella.
Helpoin tapa saattaa olla lähettää sama dokumentti jota käytettiin paperisten ilmoitusten tulostamiseen. Toisaalta ilmoituksia voi myös lähettää kirjoittamalla vapaata tekstiä ja liittämällä halutessaan kuvia. Tarjoamme myös tulostuspalvelua, jonka avulla voit lähettää paperiset ilmoitukset heille jotka niitä haluavat.
Vuorolistat
Palvelun kautta asukkaat voivat varata erinäisiä vuoroja mistä ja milloin haluavat. Esimerkkejä tästä ovat vaikka saunavuorot tai pyykkituvan käyttövuorot.
On tärkeää, että tällaisen järjestelmän käyttöönotto ei huononna paperilistoja käyttävien asukkaiden kokemusta. Tästä syystä vuorolistoja voi määritellä hyvin vapaamuotoisesti. Ensimmäisen kokeilun voi vaikka tehdä niin, että vain joka toisen päivän vuoroja voi varata sovelluksen kautta. Tai vaikka niin, että sovelluksen kautta voi varata joka toisen vuoron. Näin voidaan rakentaa vuorolistat jotka sallivat uuden testaamisen, mutta eivät syrji ketään. Myöhemmin sitten voidaan vähentää tai pudottaa paperiset listat kokonaan, jos se nähdään hyvänä ratkaisuna.
Vikailmoitukset
Palvelu on suunniteltu niin, että sen kautta vikailmoitusten teko on niin helppoa ja nopeaa kuin vain on mahdollista. Käytännössä vikailmoitukseen tarvitsee vain kirjoittaa mikä on vikana ja halutessaan räpsäistä kuva vian kohteesta. Tämä on mahdollista siksi, että sovellus pystyy automaattisesti lisäämään ilmoitukseen kaiken relevantin tiedon jota huoltoyhtiö tarvitsee hoitaakseen homman kotiin.
Vikailmoitus saapuu huoltoyhtiölle heidän valitsemallaan tavalla, joko sovellukseen tai sähköpostilla. Ilmoittaja ja huoltoyhtiö voivat kommentoida ja päivittää ilmoitusta ja vikailmoituksen tila on aina tiedossa.
Tämä ei kuitenkaan huononna muita kanavia käyttävien ihmisten arkea, koska muut kanavat ovat edelleen käytössä kuten ennenkin.
Videokokoukset
Mahdollisuus osallistua hallituksen kokoukseen työpaikalta, kotoa tai lomamatkalta on yllättävän vapauttavaa. Kokouksien asiat käydään muutenkin läpi tietokoneen ruudulta, joten tämä tuskin haittaa ketään.
----------
On tärkeää että taloyhtiöt voivat kokeilla uusia asioita esteittä. Pyrkimyksemme on auttaa teitä kaikin keinoin. Minkälaisena näet oman taloyhtiösi tulevaisuuden?
Sami Pussinen 19.2.2020
Sami Pussinen on yrittäjä ja Viilun toimitusjohtaja. Hän perusti Viilun rakentaakseen palvelun, joka ratkoisi taloyhtiömaailmassa havaittuja toistuvia ongelmia ja helpottaisi näin taloyhtiöiden arkea. Viilun missio on digitalisoida taloyhtiöiden päätöksenteko ja viestintä.
